8 Methoden für eine bessere Team-Kommunikation

Ob kleines Startup, mittelständisches Unternehmen oder Konzern – gute Arbeit braucht gute Team-Kommunikation! Durch hohe Nachrichtendichte und -geschwindigkeit reichen gewohnte Strukturen für Informationsaustausch aber oft nicht mehr aus.

Deshalb nehmen die Möglichkeiten, Tools und Kanäle für interne Kommunikation stetig zu, so wie die Überforderung für manche Unternehmen in diesem Bereich. Kennst du das und suchst deshalb neue Wege und Methoden?

Ob in Leitungsfunktion oder als Mitglied in einem Gründerteam: In Zeiten flacher Hierarchien, trage deine Ideen und Wünsche in dein Team. In diesem Post lernst du 8 Methoden kennen, mit denen du gute Team-Kommunikation herstellen und managen kannst. Und los geht’s!

Methode 1: Rollenklärung – Wissen, wer was tut

Der Blick auf diverse Rollen wird klarer und Berücksichtigung von vier verschiedenen Perspektiven:

• Wollen: Gibt es jemanden, der von sich aus eine zu vergebende Aufgabe übernehmen will?
• Können: Ist der Mitarbeiter, der die Aufgabe übernimmt, ausreichend qualifiziert und kompetent?
• Dürfen: Stehen dem gefundenen und kompetenten Mitarbeiter notwendige Befugnisse (Ressourcen, Weisung, Gestaltung) zur Verfügung?
• Müssen: Sind dem so mit einer Aufgabe betrauten Mitarbeiter sämtliche Komponenten klar, auch an wen er zu berichten und welche Konsequenz eine Nichtwahrnehmung dieser Pflichten hat?

Doch nicht nur Führungskraft, auch jedes Teammitglied sollte dieses Schema verinnerlicht haben. Es führt unabhängig vom Anspruch einer Führungskraft zur besseren Klarheit der eigenen Rolle, ihrer Möglichkeiten und eventuell auch zu klärender Nachbesserungen. Eine geschmeidigere, schnellere und nicht nur von Leitung abhängige Team-Kommunikation sind dafür ein lohnendes Ziel.

Methode 2: Ansprechpartner – Zuständigkeit und Ziel festlegen

Auch wenn es dir banal erscheint, die Ansprechpartner für formale interne Kommunikation müssen festgelegt und bekannt sein, etwa für Leitung / Geschäftsführung, Fachabteilungen, Führungskräfte, Mitarbeiter, angestellte und auch freiberufliche Mitarbeiter, Betriebsrat, Mitarbeitervertretungen und viele mehr.

Mache dir nach dieser formalen Klärung klar, welche Ziele du mit deiner Team-Kommunikation erreichen willst. Folgende Auswahl ist u.a. vorstellbar:

• Mitarbeiter informieren, anbinden, weiterbilden und aufklären
• Corporate Identity schaffen
• Verstehen und Meinungsbildung fördern
• Zu Leistung anspornen
• Eigene und Leistungen anderer veröffentlichen
• Mitarbeiter „mitnehmen“ und führen

Diese Zielklarheit ermöglicht es dir, den richtigen Adressaten für einen jeweiligen Kommunikationsinhalt zu finden. Sie hilft dir auch dabei, das richtige Format und den richtigen „Kanal“ für deine Botschaft zu finden. Für direkte Team-Kommunikation bieten sich meist an:

• Betriebsversammlung
• Workshop
• Gemeinsame Mahlzeiten
• Mitarbeiter-, Lehr- und Infogespräch
• Telefon
• Chat
• Web- oder Videokonferenz
• Instant Messaging

Vor allem „modernere“ Kanäle wie Chats oder Instant Messaging werden in jungen und agilen Strukturen und Unternehmen immer beliebter.

Geschriebene Information kann aber auch, abhängig von der Größe – und Alter – des Unternehmens, noch immer klassisch verbreitet werden:

• E-Mail
• Intranet
• Firmen-Newsletter
• Info- bzw. Rundschreiben
• Unternehmenszeitschrift
• Pressemitteilungen

Ob diese Kanäle für eine schnelle und reibungslose Kommunikation noch geeignet und zeitgemäß sind, lassen wir an dieser Stelle mal dahingestellt. Aber eines ist sicher: Zu den neuen, schnellen und oft noch zu wenig genutzten Kanälen für schnelle und gute Team-Kommunikation gehören u. a.:

• Social Media
• Blogs
• Podcasts
• Videos und Streaming
• Business-TV
• Apps für Mitarbeiter

Gerade die neuesten Medien lassen sich nicht immer so einfach in bestehende Strukturen einführen. Sie führen aber im Idealfall zu einer veränderten Teamkultur und somit auch zu einer (meist positiven) Veränderung der internen Kommunikation.

Manche brauchen diese Kultur bereits, bevor sie sinnvoll genutzt werden können. Dieser Wandel braucht Geduld, sollte aber nachhaltig auf den Weg gebracht. Die Zeiten haben sich geändert.

Methode 3: Jour-Fixe – Beteiligte zu fester Zeit an festem Ort

Wie der französische Ausdruck vermuten lässt ist ein fester, wiederkehrender Termin für die Kommunikation und Absprache innerhalb von Teams gemeint.

Im Gegensatz zum Meeting, das auch spontan und nicht regelhaft durchgeführt wird, holt der Jour-Fixe alle relevanten Personen zum festen und regelmäßigen Termin an einen Tisch. Diesen sollten alle Beteiligten als verbindlich ansehen, sich also den vereinbarten Termin im Kalender dafür freihalten.

Wenn du mit dieser Methode als Führungskraft arbeitest, mache diesen letzten Punkt als unverhandelbar klar. Ziele und Ablauf dürfen aber gerne variieren und richten sich nach aktuellem Bedarf.

Klassisch dient es zwar dem Informationsaustausch und so transparenter Team-Kommunikation. Es kann aber auch mal Elemente enthalten, die ein Team menschlich näher zusammenbringen, wie gemeinsam essen zu gehen.

Ein Jour Fixe stößt aber manchmal auch auf Widerstand. Es gibt eh schon genug Meetings und Terminchaos. Das ist ein oft genanntes Gegenargument, und auch nicht von der Hand zu weisen.

Aber: Richtig angewendet ist ein Jour-Fixe wie eine tragende Säule im sonst oft eher fließenden Gefüge. Es kann dann andere Meetings sogar überflüssig machen und besonders dabei helfen wichtige Querdenker zu integrieren.

Als Führungskraft bereitest du ein Jour-Fixe stets vor, lädst dazu ein (z. B. per Mail), verschickst dazu die Tages-Agenda und schreibst auch das Protokoll. Je nach Teamgröße, Erfahrung und Disziplin sind 45 – 60 Minuten oft völlig ausreichend.

Methode 4: Feedback – immer klar, wertschätzend und lösungsorientiert

Manchmal kracht es auch in einem guten Team. Dir als Führungskraft kann ein Mitarbeiter auch mal den letzten Nerv rauben. Bleibe dann gelassen und lasse dich von keinen unbeherrschbaren Gefühlen wie Zorn oder Ärger mitreißen.

Kritisiere auch niemals vor anderen anwesenden Personen. Das kann den Team-Spirit extrem vergiften. Lasse also zunächst deinen Ärger verrauchen und mache dir dein Ziel klar: Du möchtest etwas zum Positiven verändern.

Das geht immer nur mit Wertschätzung und auf eine erreichbare Lösung hin. Du klärst mit dem Mitarbeiter einen Zeitpunkt für ein klärendes Gespräch. Verschiebe dieses lieber, wenn der Mitarbeiter nicht bereit oder offen für Feedback ist.

Steige positiv in das Gespräch ein. Das schafft Vertrauen, dass es auch bei Kritik konstruktiv weitergeht. Stelle auch ehrlich Eigenschaften des Mitarbeiters als wertvoll dar.

Dann fokussiere den Nutzen für alle für eine Analyse der kritikwürdigen Situation. Bleibe in deiner Kritik bei den Sachpunkten und formuliere gewünschte Lösungsziele. Biete Unterstützung an.

Definiere einen Zeitraum, in dem die gewünschten Ziele erreicht werden können. Vereinbare dafür dann ein Auswertungsgespräch.

Methode 5: Kreatives Projektmanagement – dank neuer kreativer Tools

Projekte werden in Unternehmen und vor allem Startups nicht weniger. Sie nehmen im Gegenteil sogar eher zu. Um trotzdem effizient zu bleiben und jedes Team-Mitglied über den aktuellen Stand informiert zu halten, bieten sich Projektmanagement-Tools an.

Diese Tools bringen oft hilfreiche Boards, Karten und Listen zum Organisieren von Projekten auf den Bildschirm und auf die deiner Mitarbeiter. Ein tolles Tool für das Projektmanagement in Teams ist Trello.

Das Tool ist flexibel, bei kleinen Teams kostenfrei und lässt sich so gestalten, wie du es brauchst. Von der Einladung zum Projekt über Boards, intuitive Checklisten und Karten lassen sich Sachstand, Aufgaben, Ziele, To-dos und vieles mehr leicht erfassbar darstellen.

Integriere hier die Apps und Tools, die dein Team bereits verwendet, z. B. einen Goolge Kalender. Trello lässt das oft problemlos zu.

Ein weiteres Tool, um die Team-Kommunikation innerhalb des Projektmanagements zu vereinfachen, ist Slack.  Slack gibt dir, deinem Team und  deinen Projekten einen digitalen Ort für Team-Kommunikation und Koordination.

Dabei ist es so „groß“ gestaltet, dass es jeder Teamgröße und gewünschter Form und Gestaltung gerecht werden kann. Vor allem große Unternehmen und Startups in der Wachstumsphase sparen mit Slack viel Zeit, indem sie sicher über Teams, Abteilungen, Standorte und Länder hinweg zusammenarbeiten können.

Methode 6: Checke deine Büroeinrichtung bzw. Innenarchitektur

Keine Angst, du musst kein Experte im Bereich Inneneinrichtung werden. Aber selbst im Fußball sagt man augenzwinkernd und doch nicht ohne Grund: Die Wahrheit liegt auf dem Platz.

Im Business könnte man sagen: Die Wahrheit liegt im Büro. Wenn du nicht gerade ein Unternehmen ganz neu startest, dann sind mit den Räumlichkeiten deines Unternehmens die grundsätzlichen Raumentscheidungen schon gefallen.

Doch selbst dann solltest du auch noch einmal über Alternativen der Arbeitsplatzgestaltung nachdenken. Die Wahrheit liegt heute auf der breiten Fläche zwischen zwei Extremen: Das eine ist die klassische Vereinzelung und Grüppchenbildung in zahlreichen, aber kleinen Büros, die sich über verschiedene Stockwerke und Flure verteilen.

Das wurde von vielen Unternehmen von klassischen Behörden abgeschaut und ist schon augenfällig nicht sehr kommunikativ. Das andere Extrem ist ein lautes, überfrachtetes und unübersichtliches Großraumbüro. Das stört gute Team-Kommunikation ungemein.

Heute wird aber auch gerne mit fluiden Lösungen gespielt: Büros werden nicht mehr fest vergeben. Je nach Projekt wird zusammengesessen, an variablen Arbeitsplätzen. Kurze persönliche Wege sind so sichergestellt.

Auch täglich, wöchentlich oder monatlich neu wählbare Büros sollen die innere Beweglichkeit sichern. Und ein Azubi sitzt dann auch mal in unmittelbarer Nähe des Geschäftsführers.

Wenn in eurer Firmenphilosophie von flachen Hierarchien, kurzen Wegen und viel Gestaltungsspielraum die Rede ist, sollte sich das auch in der Bürogestaltung spiegeln.

Hierzu noch ein gesundheitlicher Aspekt: Variable Arbeitsmöglichkeiten, die neben Sitzen auch Stehen zulassen, werden oft nicht nur orthopädisch als Wohltat empfunden. Wer sich bewegt, der bewegt auch etwas.

Methode 7: Teambuilding – wenige Übungen für viel Erfolg

Es leuchtet jedem ein: Auch, wenn wir unsere Rolle im Unternehmen klar identifiziert haben, die Position im Projekt und den Arbeitsauftrag, den Platz im Büro und vieles mehr – über gute Team-Kommunikation entscheidet auch, wie ich mich menschlich zeigen kann und darf.

Und ebenso, was ich von anderen gezeigt bekomme und welche zwischenmenschliche Unternehmenskultur daraus entsteht. Entsteht ein Team, lassen sich oft vier Phasen beobachten:

1. Phase der Orientierung (Forming)

In dieser Phase geht es ums Kennenlernen und sich und den anderen zu „finden“. Eine Übung der Teambildung hierzu: Alle sitzen auf dem Boden. Der Teamleiter wirft, das lose Fadenende weiter festhaltend, einem Mitarbeiter zu.

Dieser hält einen Teil des Fadens fest und wirft das Knäuel zu einem noch freien Mitarbeiter. Wer fängt, der nennt etwa seinen Namen, vielleicht aber auch eine persönliche Eigenschaft usw. Durch stetes Weiterwerfen entsteht ein sichtbares Teamnetz als metaphorisches Bild und Ziel.

2. Phase der Konfrontationen (Storming)

In dieser Phase werden Konflikte erkannt, benannt und auch ausgetragen. Eine gruppendynamische Übung hierzu: Die Teammitglieder stehen auf einem Teppich oder großen Tuch. Das Team soll gemeinsam die Unterlage umdrehen. Es soll aber nie ein Mitspieler den unbedeckten Boden berühren. Auch sind keine weiteren Hilfsmittel zugelassen.

3. Phase der Kooperationen (Norming)

Nach dem Storming bilden sich Teamregeln heraus. Wenn es glückt, geht es wieder vermehrt um Zusammenarbeit aus einer Einheit heraus. Gefragt sind jetzt Initiative und auch Vertrauen.

Eine Übung hierzu heißt „Blind geführt werden“: Das Team findet sich in Paaren zusammen, bei denen jeweils einer die Augen zugebunden bekommt. Wer sehen kann, führt seinen nicht sehenden Kollegen über einen mit Hindernissen garnierten Parcours.

4. Phase des Wachsens (Performing)

In dieser Phase ist ein Team am leistungsfähigsten. Die Team-Kommunikation kann meist nicht mehr verbessert werden. Hier geht es dann mehr um Auflockerung, Kreativität und gute Stimmung.

Manche Teambuilding-Experten sprechen noch von einer 5. Phase, nämlich der einer Auflösung des Teams.
Dem folgend sind Veränderungen in einem Team durch Ausscheiden oder Neueinstellung von Mitarbeitern Rechnung zu tragen.

Wenn mehrere Leute neu in ein Team kommen, gehen die genannten vier Phasen manchmal offen, manchmal auch verdeckt, von vorne los.

Methode 8: Unternehmens-Wiki – Wenn das Unternehmen wüsste, was das Unternehmen weiß

Als besonders wichtig erachten wir die achte Methode, und diese wird gerne vergessen oder nie umgesetzt: Jedes Unternehmen bildet, natürlich auch abhängig von der Branche, eine eigene Wissenbasis und sogar ganz eigenen Sprech. Denn z. B. auch Abkürzungen, sei es personaler oder technischer Art, werden oft verwendet oder entwickelt.

Das kennst du sicher, und wenn du mit deinem Unternehmen vertraut bist, fällt es dir kaum mehr auf. Nichtsdestotrotz: solche Informationen und Erklärungen offen zugänglich zu machen kann die Effizienz eines Unternehmens enorm steigern.

Es ist auch ein Beitrag zur Teamkultur und guter Team-Kommunikation, wenn du hier ein bisschen Ordnung und Transparenz schaffst: durch ein Unternehmens-Wiki, das im besten Fall online erreichbar ist, können Mitarbeiter Informationen teilen und darauf zugreifen.

Denn vor allem Abkürzungen bilden in etablierten Unternehmen oft den Nährboden für Missverständnisse. Bedeutet CPA nun Cost-per-Acquisition oder Cost-per-Action? Wie sieht es mit HWI im Krankenhaus aus: Hinterwandinfarkt oder Harnwegsinfekt?

Und „see you later“ („auf bald/bis demnächst“) heißt dann in der E-Mail gerne mal „cul8r“. OMFG, LMAO & WTF!?

Der berühmte Milliardär und SpaceX-Gründer Elon Musk ging sogar so weit, dass er die Nutzung von Abkürzungen in seinem Unternehmen komplett verbot. Denn unter den Ingenieuren seines Raumfahrtunternehmens hatte sich über die Jahre eine Kultur aus hunderten, teils individuellen, Abkürzungen eingeschlichen.

In seiner legendären E-Mail aus dem Jahr 2010, die er mit der Betreffzeile „Acronyms Seriously Suck“ (Abkürzungen nerven gewaltig) versah, , schrieb er: „Diese Praxis muss sofort aufhören oder ich werde drastische Maßnahmen ergreifen“.

Dem ganzen kann man aber auch von Beginn an vorbeugen. In einer Offline-Varinate könnte z. B. in der Willkommensmappe für neue Teammitglieder neben anderen Dingen wie Unternehmensgeschichte usw. auch eine Auflistung von gebräuchlichen Begriffen, Formulierungen und auch verwendeten Abkürzungen stehen.

Fazit: Kleine Schritte führen zum Ziel

Viele dieser Methoden für eine gute Team-Kommunikation kennst du und hast sie vielleicht auch schon angewendet. Dann konzentriere dich auf die, die dir noch neu sind und die in deinem Unternehmen offensichtlich noch zu testen sind.

Die beschriebenen 8 Methoden bauen auch nicht zwingend in der skizzierten Reichenfolge aufeinander auf. Gute Team-Kommunikation ist immer ein lohnendes Ziel. Du kannst etwas dafür tun, wie auch deine Mitarbeiter.

Sei aufmerksam und kommuniziere Defizite, die dir auffallen. Warte nicht darauf, dass eine Führungskraft dies tut. Auch das ist schon ein Schritt in Richtung besserer Team-Kommunikation. Diese ist auch ein Prozess und lässt sich nicht Implementieren wie eine neue Technologie oder ein neuer Verfahrensablauf.

Sie ist wie eine Pflanze, die gute Pflege braucht, um zu gedeihen.