Software as a Service (SaaS) – vorne dran statt nur dabei

Software as a Service ist für viele Menschen noch kein Begriff und nur in Fachkreisen untrennbar mit dem globalen Trend-Thema „Cloud-Computing“ verbunden. Wenn man aber über OneDrive, Microsoft Teams oder Dropbox spricht, wissen auch die meisten Anwender was mit Software as a Service gemeint ist. Spätestens seit dem „Corona-Lockdown“ sind viele Arbeitnehmer mit dieser Materie vertraut und konnten davon sogar profitieren – ebenso wie die Arbeitgeber, die sich rechtzeitig fit gemacht haben.
 

Mit diesem Blogbeitrag will ich euch das Geschäftsmodell von Software as a Service näherbringen sowie die Vorteile und die möglichen Kehrseiten des Prinzips von SaaS beleuchten. Außerdem habe ich noch drei Beispiele von Unternehmen mit erfolgreichen Software as a Service Lösungen zusammengestellt.
 

Begriffserklärung

 

Software as a Service, kurz SaaS ist ein Teil des „Cloud-Computing“-Konzepts, in dem die Software nicht mehr als „monolithisches Konstrukt“ verstanden wird. Lizenz kaufen, installieren, patchen – irgendwann updaten. Das soll mit Software as a Service nun der Vergangenheit angehören.
 

Stattdessen werden die einzelnen Funktionalitäten, die man ggf. auch nur zeitweise benötigt, auf Mietbasis oder zumindest mit Befristungsmöglichkeit unkompliziert zur Verfügung gestellt. Fast wie ein Streaming-Abo, das man auch wieder abbestellen kann bzw. bei Bedarf den Umfang verändern kann.
 

Der Zugriff erfolgt normalerweise über den Webbrowser. Man benötigt auch nur minimale Ressourcen und Infrastruktur, denn die Lösung kommt aus dem Web – nicht vom eigenen Server. Dadurch ermöglicht man sich eine extrem flexible Nutzung. Eine VPN ins Büro, eigener Fileserver ist im Prinzip nicht mehr erforderlich. Bezahlt wird nach Nutzung und Lizenzen können erweitert, verkürzt oder ganz abbestellt werden. Genauso wie man es von gängigen Streaming-Anbietern gewohnt ist.
 
 

 
 

Vorteile des Geschäftsmodells Software as a Service

 
 

Inbetriebnahme schneller als bei  Software „on Premise“

 

Normalerweise werden Lizenzen und Installationspakete der Software vom Anbieter vergeben und an den Kunden geschickt. Bei SaaS ist es möglich, dass der Kunde lediglich über das Internet auf das gewünschte Programm zugreift. Zusätzliche Lizenzen sind schnell gebucht und sofort anwendbar. Es müssen keine lokalen Ressourcen wie Server und Speicher aufgebaut werden. Es reicht in der Regel ein einfacher Rechner mit Internetzugang.
 

Wartung und Instandhaltung durch Dienstleister

 

Der Anbieter übernimmt für den Kunden alle Wartungsarbeiten und führt im Hintergrund Updates so durch, dass der Kunde sich um seine eigenen Aufgaben gezielt kümmern kann, statt sich mit Installationen aufzuhalten und die Softwareprobleme der eigenen Mitarbeiter zu beheben. Der SaaS-Anbieter kann bei Problemen gezielt eingreifen.
 

Miete statt Kauf

 

Anstatt Software-Lizenzen zu erwerben, wird eine Software als Dienstleistung z.B. auf monatlicher Mietbasis in Anspruch genommen. Die Fixkostenbelastung sinkt, die Liquidität bleibt erhalten und es stehen mehr Mittel für das eigentliche Geschäft zur Verfügung. Ein besonderer Vorteil für Startup Unternehmen stellt die zeitliche Befristung einzelner Funktionen und die daraus resultierende variable Zahlung dar.

 

Überall verfügbar

 

Gerade durch den Corona-Lockdown im Frühling konnten viele Mitarbeiter durch die Bereitstellung von Software im „Home-Office“ weiter an den Projekten ihrer Firma arbeiten und die Ergebnisse über die Cloud von anderen einsehen lassen. Auch Meetings konnten trotz Ausgangsbeschränkungen über Programme wie „Microsoft Teams“ oder „Zoom“ abgehalten werden. So war eine Fortführung des Firmenbetriebs in der Corona-Krise möglich.
 
 

 
 
 

Kehrseiten des Geschäftsmodells Software as a Service

 
 

Wie alles hat auch Software as a Service seine Kehrseiten. Man sollte es nicht Nachteile nennen, aber man muss auch darüber Bescheid wissen.
 

Die Verfügungshoheit wird aus der Hand gegeben

 

Wenn Wartungen oder Softwareaktualisierungen vom Betreiber vorgenommen werden, kann der Nutzer darauf nur begrenzt Einfluss nehmen. Man selbst kann nicht mehr 100% selbst entscheiden welche Updates gemacht werden sollen. Natürlich bekommt man dadurch die kontinuierlichen Verbesserungen automatisch geliefert. Jedoch kann es passieren, dass man auch unerwünschte Veränderungen bekommt.

 

Benötigen einer schnellen und stabilen Internetverbindung

 

Vor allem Arbeitnehmer in ländlicheren Regionen kennen das Problem, wenn das Internet mal wieder zu langsam ist und arbeiten im Home-Office kaum möglich ist. Für die sinnvolle Nutzung von SaaS ist eine stabile Internetverbindung mit einer gewissen Mindestbandbreite notwendig, um effizient an seinen Projekten zu arbeiten.

 

Datenschutzproblematik

 

Software as a Service und das fast zwangsläufige Nutzen von Cloud-Speicherdiensten birgt potenziell Risiken in Bezug auf den Datenschutz. Gerade durch die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), haben sich neue Anforderungen deutlich verschärft.
 

Werden die Daten in der Cloud gespeichert, stellt sich jeder schnell die Frage: Wo landen meine Daten? Ein unkontrollierter Datenabfluss in nicht EU-Staaten kann schon ein Problem darstellen.
 

Microsoft hat deshalb mit der EU eigene Verträge geschlossen, und der Nutzer kann durch die MS-Cloud-Lösung „Azure“ selbst bestimmen, dass seine Daten nur in der EU gespeichert werden.
 
 

 
 

Erfolgreiche Unternehmen mit Software as a Service:

 

Microsoft

 

Der wohl erfolgreichste Anbieter einer Software als Dienstleistung ist die Firma aus Redmond, die seit 2011 mit ihrem Produkt „Microsoft 365“ (früher Office 365) den Software as a Service Markt beherrschen. Mittlerweile nutzen ca. 180 Millionen Unternehmen diese Dienstleistung, was natürlich auch mit Corona und dem Trend von Zuhause aus zu arbeiten zu tun hat.

 

Neben den gängigen Microsoft Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook werden auch Kommunikationsanwendungen wie Skype und vor allem Microsoft Teams angeboten, um Meetings vom privaten Arbeitsplatz abhalten zu können. Dazu gehört auch der Cloudspeicher OneDrive über den die Teammitglieder Daten austauschen können.

 

Microsoft bietet mit seiner Dienstleistung „Microsoft 365“ bietet eine „Rundumversorgung“ von verschiedenen Anwendungen. Diese erleichtern das Zusammenarbeiten im Unternehmen extrem und (fast) jeder ist mit der Bedienung von Office-Software vertraut.

 

Durch das Hochladen in den Cloudservice kann jeder Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen und an ihnen weiterarbeiten, statt sich erst die Datei per Mail schicken zu lassen. Auch können Termine von Kollegen im Kalender eingesehen werden. Außerdem können Besprechungen einfacher geplant und mit Diensten wie Teams einfacher abgehalten werden.

 
 

 

 

Wrike

 

Ein ähnliches System verfolgt die amerikanische Firma „Wrike„, die Online-Tools für ein optimiertes Projektmanagement und eine bessere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens stellt. 2 Millionen User nutzen diese Anwendung bereits.

Grundsätzlich verfolgt Wrike den Plan ein Projekt von Anfang bis Ende zu begleiten und zu helfen das Beste aus den Möglichkeiten der Beteiligten herauszuholen. Das Erstellen von Plänen, eine Zeitachse und das Priorisieren und Verteilen von Aufgaben lassen alle Prozesse zusammenführen.

 

Die enorme Übersichtlichkeit des Programms kann bei der Planung im Unternehmen stark helfen und Zeitdruck vermindern, da zu jeder Zeit einsehbar ist was zu erledigen ist und wie lange ein Mitarbeiter dafür Zeit hat. Dies kann unnötigen Stress gerade in Endphasen eines Projekts deutlich reduzieren.

 
 

 

 

HRworks

 

Ein eher kleines, aber trotzdem bekanntes und von vielen Unternehmen genutzte Software as a Service. Die Firma „HRworks“ stellt Tools für die Personalverwaltung und vor allem für Reisekostenabrechnungen bereit.

 

Gerade mobile Nutzer können so sehr einfach unterwegs ihre Abrechnung erstellen und erforderliche Belege hochladen. Durch den Service wird die Administration und die Effizienz stark vereinfacht.

 

HRworks wird derzeit von über 1600 Unternehmen und 200.000 Usern genutzt. Die Dienstleistung wird branchenunabhängig und von mittelständischen bis hin zu großen Konzernen genutzt. Für die Kosten wird eine monatliche Gebühr pro Lizenz bzw. Nutzer verlangt.
 
 

 

 

Fazit:

 

Software as a Service bietet enorme Chancen und Möglichkeiten den Arbeitsplatz zu revolutionieren. Software als Dienstleistung zu verstehen, erhöht die Mobilität und Flexibilität der Arbeit enorm. Und es trägt auch den deutlich gestiegenen Anforderungen bezüglicher der Work-Life-Balance Rechnung.

Es müssen trotzdem -gerade in Deutschland- vereinzelt noch Hindernisse aus dem Weg geschafft werden.  Vor allem die Verfügbarkeit von Breitbandzugängen und die Datenschutzproblematik müssen noch verbessert werden. Aber im Großen und Ganzen kann man sagen, dass mit SaaS wirklich mittendrin statt nur dabei ist.