Scrum – innovatives Projektmanagement oder anderes Wort für Chaos?

Scrum – ein Wort, das für viele Entrepreneure und Projektmanager noch ein Fremdwort ist. Doch gerade wenn das Projektmanagement öfter etwas kritisch im Unternehmen abläuft, solltest du dir überlegen, ob der aktuelle Ansatz wirklich der richtige ist.
 
 
Oft geht etwas schief und am Ende weiß man nicht, wieso und die Planung ist meistens schuld. Falls das in deinem Unternehmen oder Startup der Fall ist, solltest du jetzt genau aufpassen.
 
 
Denn in diesem Blogbeitrag erklären wir dir, was Scrum überhaupt ist, welche Rollen daran beteiligt sind und wie Scrum abläuft.
 
 
 

Was ist Scrum überhaupt?

 
 
 
Scrum (engl. Gedränge) ist eine Vorgehensweise beim Projekt- und Produktmanagement, die vor allem in der Softwareentwicklung vorkommt. Dort ist diese Art des Projektmanagements auch entstanden. Mittlerweile wird diese Methode aber auch in anderen Branchen und in allen möglichen Unternehmen angewendet.
 
 
Die Methode Scrum an sich ist dabei ein Rahmenwerk, das verschiedene Rollen innerhalb des Projekts einschließt, verschiedene Arbeiten oder einen Wert in Form von Artefakten repräsentiert und eine Regelmäßigkeit für Deadlines durch Ereignisse herstellt.
 
 
Der Rest des Projektmanagements ergibt sich aus üblichen Aufgaben wie der Entwicklung des Inkrements (auslieferbares Produkt) und dem Verteilen von verschiedenen Rollen, die an einem Scrum beteiligt sind.
 
 
 

 
 
 

Warum brauche ich einen Scrum überhaupt?

 
 
 
Es gibt einfach Momente, in denen es bei deinem Startup mal nicht so gut läuft. Der Kunde ist vielleicht nicht mehr mit dem Produkt oder der Dienstleistung zufrieden und es muss verbessert werden. Vielleicht wird auch ein Wettbewerber immer stärker und ist dabei, deine Marktanteile zu übernehmen.
 
 
Die Suche nach neuen Features ist auch nicht immer einfach und deshalb braucht man eine gut strukturierte Vorgehensweise. Hier kommt dann Scrum ins Spiel. Es wird ein Team zusammengestellt, das genau erarbeitet, was verbessert werden muss und welche Anforderungen erreicht werden müssen.
 
 
 

 
 
 

Wer ist alles an einem Scrum beteiligt?

 
 
 
Wie bereits erwähnt sind an einem Scrum verschiedene Rollen beteiligt, die bestimmte Aufgaben erledigen müssen. Obwohl die Rollen sehr unterschiedlich sind, steht eine gute Zusammenarbeit an erster Stelle die drei wichtigsten stelle ich dir hier kurz einmal vor.
 
 

Scrum Master

 
 
Der Scrum Master ist sozusagen „die gute Seele“ des Teams. Er unterstützt den Prozess und ist für das Team da, wenn es Probleme gibt. Als Scrum Master ist man dafür verantwortlich, die bestmöglichen Arbeitsbedingungen zu schaffen und alle Regeln eingehalten werden.
 
 
Die Aufgaben sind hauptsächlich: Organisation von Meetings, Bereitstellen von Software und Hardware sowie das Finden von geeigneten Räumlichkeiten.
 
 
Wichtig ist außerdem, dass der Master darauf achtet, ob die Verfahren richtig angewendet werden. Falls das nicht der Fall ist, greift er ein und berät das Team. Er ist jedoch nicht der Projektleiter und hat auch keinen Einfluss auf die Personalauswahl, die Entlohnung oder die Beurteilung.
 
 

Product Owner

 
 
Der Product Owner ist für den geschäftlichen Erfolg verantwortlich und vertritt die Interessen der Kunden. Sein größtes Interesse ist, dass das Produkt qualitativ hochwertig wird. Als Product Owner ist man für den Product Backlog (Liste aller Produktanforderungen) verantwortlich und hat einen regen Austausch mit den Stakeholdern der Firma.
 
 
Man ist dabei mit den Ausprägungen von Zeit, Kosten und Produkt konfrontiert. Dabei geht es immer um das „Was“, also was soll umgesetzt werden. Für das „Wie“, die technische Umsetzung nicht.
 
 
Eine andere wichtige Aufgabe ist es, dem Team konstant Feedback über die aktuelle Lage zu geben, damit man immer weiß, wo man gerade steht. Die Rückmeldungen sollten sich auch am besten daran orientieren, wie das Inkrement am Ende aussehen soll, sodass der Product Backlog erfüllt ist.
 
 

Development Team

 
 
Das Development Team (Entwicklungsteam) ist für die technische Umsetzung das „Wie“ zuständig. Durch den antiautoritärem Führungsstil geschieht dies auch automatisch mit einer eigenen Aufgabenverteilung. Das Development Team ist selbst dafür verantwortlich, was am Ende des Projekts rauskommt.
 
 
Product Owner und Scrum Master nehmen zwar ein Controlling vor und beraten zwar, aber das Entwicklungsteam ist prinzipiell selbst für die Erstellung des Endprodukts verantwortlich. Durch die flachen Hierarchien soll die Selbstständigkeit des Development Teams gefördert werden und der Umgang untereinander verbessert werden.
 
 
 

 
 
 

Wie plant man einen Scrum?

 
 
 
Nach der Zusammenstellung des Scrum Teams plant man einen sogenannten Sprint. Ein Sprint ist ein wertschöpfender Projektprozess, bei dem mithilfe des Product Backlog ein fertiges Produkt oder eine fertige Dienstleistung entsteht. Dazu braucht es aber auch einen Sprint Backlog, der zeigt, wie das Ziel erreicht werden soll. Auf diesem baut der Ablaufplan des gesamten Scrum auf.
 
 
Beim Sprint Planning ist das gesamte Team anwesend und unterstützt den Planungsprozess. Der Product Owner nennt das Ziel des Scrum anhand der Einträge aus dem Product Backlog und priorisiert die Anforderungen. Das Entwicklungsteam entscheidet dann, was davon wie umgesetzt wird.
 
 
Development Team und Product Owner entscheiden, was das Inkrement am Ende darstellen soll und was dafür aus dem Backlog notwendig ist. Die Moderation des Treffen übernimmt der Scrum Master.
 
 
 

Wie läuft ein Scrum ab?

 
 
 
Das Sprint Planning ist abgeschlossen. Jetzt geht es erst richtig los mit dem Ablauf.
 
 

Daily Scrum

 
 
Der Daily Scrum ist das alltägliche Geschäft im Entwicklungsprozess. Die Teilnehmer stimmen sich selbstorganisiert ab. Der Scrum Master passt auf, dass die Abläufe passen und berät gegebenenfalls bei Problemen. Es finden Meetings statt und die Ergebnisse des Vortags werden noch einmal dokumentiert.
 
 
Die Dauer eines Daily Scrum beträgt in der Regel ca. 15 Minuten und jeder Teilnehmer gibt ein kurzes Statement ab, woran er gestern gearbeitet hat und was das zum Sprint und zum Erreichen des Ziels beiträgt. Daraufhin wird aus dem Product Backlog ein immer genaueres Inkrement erstellt.
 
 

Sprint Review

 
 
Im Sprint Review prüft der Product Owner eventuell auch mit weiteren Stakeholdern, ob die Ziele aus dem Product Backlog eingehalten werden. Das bereits erstellte Inkrement wird durch das Development Team vorgestellt. Es wird diskutiert, wie das bestehende Ziel noch besser erreicht werden kann.
 
 
Ein Sprint Review dauert ungefähr vier Stunden und soll vor allem Unklarheiten beseitigen, die aufgetreten sind. Ein weiterer Nutzen ist, dass Kunden bereits die Möglichkeit haben, schon Verbesserungsvorschläge abzugeben.
 
 

Sprint Retrospektive

 
 
Am Ende eines Sprints überprüft das Scrum Team, ob alle Forderungen aus dem Sprint Backlog erreicht wurden und die Qualität des Inkrement genügt. Ansonsten muss noch nachgebessert werden. Es ist eine Analyse und Bewertung, die durch Verbesserungen unterstützt wird, falls diese notwendig sind.
 
 
Nach der Verbesserung der Fehler erreicht das Inkrement des Status „Definition of Done“, wenn der Product Backlog zu 100% erfüllt wird, ist und wird schließlich zum fertigen Inkrement, das freigegeben wird.
 
 
 

 
 
 

Was sind die Vorteile von Scrum?

 
 
 
Scrum wird häufig als innovatives Projektmanagement angesehen, da es einige Vorteile mit sich bringt, die ich euch nun erklären werde.
 
 

Vorteil #1 – hoher Nutzen

 
 
Durch das Priorisieren der unterschiedlichen Anforderungen werden erst die Anforderungen umgesetzt, die einen hohen Nutzen für das Produkt am Ende hat. Das kann beispielsweise ein Alleinstellungsmerkmal sein, das der Wettbewerber nicht hat und dem Kunden am Ende einen Vorteil bietet.
 
 
Dadurch liegt schneller ein vorzeigbares Endwerk fertig als bei einem konventionellen Projektmanagement. Es gibt innerhalb des Teams weniger Probleme und auch der Kunde ist zufriedener, weil „Fertigwerden“ und Produktqualität zur Routine werden.
 
 

Vorteil #2 – geringeres Risiko zu scheitern

 
 
Durch die Daily Scrums werden Fehler und Unstimmigkeit früher erkannt, vor allem, wenn sie nicht zu den Zielen aus dem Backlog passen. Das Risiko zu scheitern sinkt dadurch. Auch das regelmäßige Feedback hilft beim Entwickeln keine unnötigen Fehler zu machen.
 
 
Das Team ist auf das Wesentliche fokussiert und das ermöglicht Disziplin und senkt die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief läuft und das Projekt scheitert.
 
 

Vorteil #3 – weniger Verschwendung

 
 
Ein weiterer Vorteil ist die geringere Verschwendung von Ressourcen. Dieser Vorteil greift hauptsächlich bei finanziellen Fragen und bei persönlichen Ressourcen. Scrum macht Projektmanagement durch das tägliche Controlling deutlich effizienter und ressourcenschonender als bei der herkömmlichen Planung von Projekten.
 
 
Auch die ständige Aktualisierung der Produktanforderungen erlaubt es dem Kunden, sich sein Produkt sehr präzise zu individualisieren. Dadurch schont man als Startup oder Unternehmen auch seine eigenen Ressourcen.
 
 
 

 
 
 

Was sind die Nachteile von Scrum?

 
 
 
Doch auch Scrum hat einige Nachteile, die den Vorteilen entgegenstehen.
 
 

Nachteil #1 – hoher Kommunikations- und Dokumentationsaufwand

 
 
Ein Nachteil des Projektmanagements ist der hohe Kommunikations- und Dokumentationsaufwand. Einen großen Anteil daran haben die Daily Scrums, die jeden Tag stattfinden. Es müssen alle Teilnehmer ihre Ergebnisse präsentieren und die anderen darüber informieren. Und es muss auch alles von jemanden dokumentiert werden.
 
 
Im Gegensatz zu anderen Arten des Projektmanagements zeigt Scrum einen hohen Aufwand an Kommunikation und Dokumentation. Dies sollte man auf keinen Fall überschätzen und dabei auch immer auf Ordnung achten.
 
 

Nachteil #2 – erschwerte Koordination bei großen Projekten

 
 
Je größer das Projekt, desto schwerer die Koordination. Bei einem Scrum müssen alle gleichzeitig an einem großen Strang ziehen und das von Anfang bis Ende. Vor allem bei einem großen Entwicklungsteam spielt eine gute Koordination eine starke Rolle, was vielleicht auch nicht immer so leicht ist.
 
 
Dadurch kann es auch immer wieder zu Zeitverlusten kommen, wenn etwas nicht klappt und der Scrum stellt nicht das dar, was er eigentlich sollte.
 
 

Nachteil #3 – „Tunnelblick-Gefahr“

 
 
Bei einem Scrum ist jeder Teilnehmende mit seiner eigenen Aufgabe beschäftigt, dessen Ergebnisse er dann dem restlichen Scrum Team vorstellen muss. Dabei besteht aber die Gefahr, dass man einen Tunnelblick bekommt. Man fokussiert sich nur auf seine eigenen Tasks und ist vielleicht auch manchmal schneller oder langsamer als die anderen.
 
 
Das ist bei Scrum auch der große Nachteil. Auf der einen Seite soll Scrum dafür stehen, dass man zügiger ein Ziel erreicht, wenn alle mitziehen. Durch den drohenden Tunnelblick wird eher das Gegenteil bewirkt und jeder ist auf den anderen angewiesen, wenn eine Aufgabe zu spät oder nicht richtig gemacht wird.
 
 
 

 
 
 

Scrum – innovatives Projektmanagement oder anderes Wort für Chaos?

 
 
 
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Einführen von Scrum als agiles Projektmanagement immer gut abgewägt werden muss. Als Startup oder Unternehmen muss dir immer klar sein, ob sich diese Art, ein Projekt anzugehen überhaupt lohnt.
 
 
Auf der einen Seite hat Scrum einen hohen Nutzen, wenn alle Teilnehmer des Scrum Team an einem Strang ziehen. Auf der anderen Seite kann das aber auch schnell zu einem Nachteil werden, wenn das nicht der Fall ist. Das Scheitern ist bei einem Scrum deutlich niedriger als bei einem herkömmlichen Projektmanagement, aber es ist möglich.
 
 
Deshalb musst du dich langsam an ein Projektmanagement wie Scrum herantasten. Fang nicht beim größten Projekt an, sondern steigere dich langsam und stelle das optimale Scrum Team zusammen. Dann wird aus einem Chaos ein innovatives Projektmanagement.