Warum landen meine E-Mails im Spam-Ordner?

E-Mails sind gerade im Bereich des Online-Marketings eine wichtige Marketingstrategie, um Kunden anzuwerben oder über neue Produkte und Neuigkeiten zu informieren.
 
Trotzdem landeten 2017 20 % aller kommerziellen E-Mails im Ordner für Spam-Mails der Empfänger. Für E-Mail Marketer und Unternehmen, für die das Versenden von Mails ein wichtiger Eckpfeiler der Marketingstrategie ist, stellt sich dann die Frage: Warum landen meine E-Mails im Spam-Ordner?
 
In diesem Blogbeitrag wollen wir euch zeigen, warum so viele Mails im Spam landen und geben euch Tipps, wie ihr verhindern könnt, dass eure Mails als „Spam-Mail“ gekennzeichnet werden.
 
 

Was ist Spam überhaupt?

 
 
Spam oder Junk (engl. „Müll“) werden in der Regel elektronische Nachrichten, meistens Mails bezeichnet, die vom Adressaten als störend oder belästigend empfunden werden. Diese enthalten oft werbende Inhalte. Dieser Vorgang wird als „Spamming“ bezeichnet.
 
Über Mailing-Listen werden diese dann an den Empfänger gesendet. Oft sind es Information über neue Produkte und Innovationen, aber auch Neuigkeiten innerhalb des Unternehmens.
 
 

Warum ist Spam ein Problem für viele?

 
 
Für einen Online-Marketer ist das Verschicken von Newslettern und E-Mails eine enorm wichtige Werbestrategie. Viele Empfänger empfinden es aber als Störfaktor im Postfach. Die Mails landen dann schnell im Spam-Ordner und werden eher wenig beachtet.
 
 
Das ist als Absender extrem ärgerlich, da die Informationen nicht an potenzielle Kunden und Interessierte am Unternehmen gelangen können. Dadurch kann weniger auf Neuigkeiten und Produkte aufmerksam gemacht werden und weniger Reichweite generiert werden.
 
Deshalb sollte man beachten, wie man seine Mails formuliert und an wen man diese versendet. Dafür haben wir euch einige Gründe aufgelistet, warum eure Mails im Spam-Ordner landen.
 
 

Warum landen meine Mails im Spam-Ordner?

 
 
 

Keine Berechtigung erhalten E-Mails zu senden

 
 
Wie so oft benötigt man die Zustimmung des Empfängers. Wer eine Mail mit Werbung von einem Unternehmen bekommt, das er nicht kennt, wird die Nachricht eher als Spam-Mail markieren als eine, dessen Absender er kennt.
 
Ganz wichtig ist auch, sich keine dubiosen Listen aus dem Internet mit E-Mail-Adressen zu kaufen. Der Kunde muss sich selbst entscheiden, ob er News oder Werbung für Produkte erhalten möchte. Sonst können unter Umständen rechtliche Konsequenzen wie eine Geldstrafe drohen.
 

Anhänge sind in der Mail enthalten

 
Beigefügte Inhalte wie Bilder oder PDF-Dateien verlängern die Ladezeit einer Mail und sind somit anfälliger für einen Spam-Filter. Außerdem sind Anhänge in kommerziellen Mails meist unüblich und nicht notwendig.
 
Oft können Anhänge auch Viren enthalten und werden deshalb von den E-Mail-Programmen oft als Spam-Mail gekennzeichnet, damit der User geschützt ist.
 

Viele Bilder, aber wenig Text

 
Zwar wirkt eine gut designte Mail mit vielen Bildern professionell, wird aber häufig automatisch in den Spam verschoben. Absender von Spam-Mails verpacken ihre Informationen häufig in große Bilder, damit Filterprogramme den Inhalt nicht „lesen“ können. Dadurch werden diese nicht als Spam erkannt.
 
Bedeutet also, dass Abonnenten Mails in den Spam-Ordner bekommen, ohne dass sie es wollen, weil das Programm ein großes Bild identifiziert und als störend kennzeichnet.
 

Es gibt keinen „Opt-out-Link“

 
Manchmal wollen Empfänger keine weiteren Mails oder News von Unternehmen bekommen, können aber aus dem Abo nicht aussteigen. So kann man auch sehr schnell auch in einem Spam-Ordner landen, ohne das man es will. Der Empfänger kann durch einen einfachen Mausklick die Nachricht in als Spam-Mail kennzeichnen.
 
Viele können sich von ständig neuen Mails belästigt fühlen. Daher ist es wichtig, einen „Opt-out-Link“ am Ende des Textes zu haben, der das Abonnement kündigt. So kann der Empfänger selbst entscheiden, ob und wann er die Nachrichten nicht mehr erhalten möchte.
 
Aus rechtlicher Sicht ist dies sogar essenziell und im schlimmsten Fall droht eine Geldstrafe.
 

Mails werden an inaktive Adressen geschickt

 
Hin und wieder werden auch E-Mails an inaktive Adressen geschickt. Wenn das aber im größeren Umfang passiert, kann es dazu kommen, dass die Domain oder die eigene ISP bestraft wird. Eine mögliche Konsequenz ist das Landen auf einer sogenannten „Blacklist„.
 
Eine Blacklist ist eine Sammlung von IP-Adressen und Domains, denen Spam unterstellt wird. Eine IP-Adresse, die einmal zu einer Blacklist oder „black hole list“  hinzugefügt wird, ist blockiert und alle Mails von diesem Absender werden abgefangen.
 
Es ist jedoch möglich, von einer Blacklist gelöscht zu werden – zumindest beim ersten Vergehen. Bei weiteren Verstößen bleibt man aber dauerhaft auf einer Blacklist.
 
Was Spam ist, wird von den Anbietern der Blacklists festgelegt und die „Spammer“ blockiert. Die häufigsten Blacklists sind diese hier:
 
 

 
 
Um zu überprüfen, ob die eigene Mail-Adresse auf einer Blacklist steht, gibt es einige Tools, wie z.B. MX Toolbox.
 
 

 
 

Wie kann man verhindern, dass E-Mails als Junk gekennzeichnet werden?

 
 
Mit einigen Hinweisen kann man im E-Mail-Marketing verhindern, dass die versendeten Nachrichten als Spam gekennzeichnet werden.
 

Bei einer Whitelist registrieren

 
Neben der eben erwähnten Blacklist, existiert auch die sogenannte „Whitelist„. Sie ist das genaue Gegenteil der Blacklist und kann äußerst wichtig für das eigene E-Mail-Marketing werden.
 
Alle IP-Adressen oder Domains, die eine Whitelist nutzen, haben Zugang auf alle Mail-Postfächer, die diese Whitelist ebenfalls nutzen. Aber auch hier muss man Leistung bringen, um auf der Liste zu bleiben. Ohne positive E-Mail Reputationen wird man von der Liste gestrichen.
 

Starke Headline in der Mail

 
Um nicht im Spam-Ordner der Empfänger zu landen, sollte man auch eine starke Headline/ Schlagzeile als Titel verwenden.
 
Die Überschrift sollte am besten keine übermäßigen Großbuchstaben enthalten. Ansonsten könnte sich der User angeschrien vorkommen. Außerdem sollte man sparsam mit Ausrufezeichen und keine falschen Versprechen machen und aufdringlich wirken.
 

Keine Spam-Wörter verwenden

 
Extrem wichtig ist auch die Sprache, die man in der Mail verwendet. Es gibt 475 Keywords, die nicht in einer E-Mail enthalten sein dürfen, da sie sonst als Spam gekennzeichnet wird. Dazu gehören beispielsweise „Cash“, „Gratis“, „Rechnung“, aber auch Wörter wie „Risikofrei“ oder sogar „Sixpack über Nacht“ zählen als Spam.
 
Anhand dieser Wörter kann der Spam-Filter lesen, ob eine Mail in den Junk-Ordner verschoben wird.
 

Abwechslung in die Inhalte bringen

 
Wer immer die gleichen Inhalte in seinen Nachrichten versendet, kann Spam-Filter und Blacklists auf sich aufmerksam machen, die einen eventuell als „Spammer“ vermuten oder sogar im schlimmsten Fall als Spam-Roboter.
 
Daher sollte man in seinen Mails immer neue Inhalte publizieren, um die Filter der Empfänger  nicht denken zu lassen, dass man störende Inhalte versendet.
 

Auf Rechtschreibung und Grammatik prüfen

 
Laut einer Studie enthalten Spam-E-Mails sehr häufig Rechtschreib- und Grammatikfehler. Dies kommt vor allem von Übersetzungsfehlern durch Programme wie Google Translate, die beispielsweise von nicht-englischsprachigen Hackern kommen können.
 
E-Mail-Programme und deren Spam-Filter sind also sehr wachsam, was prüfen von Rechtschreibung und Grammatik angeht. Außerdem kann durch Fehler in Sprache auch in der Zielgruppe das Gefühl von Unprofessionalität entstehen.
 
Man sollte vor dem Absenden des Newsletters oder seiner Mail also unbedingt checken, ob Sprache und Grammatik stimmen. Ein geeignetes Tools ist beispielsweise die „Duden online Rechtschreibprüfung“. Für internationale Empfänger eignet sich das Programm „Grammerly“ gut.
 
 

 
 

Fazit

 
 
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Mails in vielen Bereichen eine effektive Marketing-Methode sein können und vor allem im Online-Marketing ist dies schon fast unausweichbar.
 
Trotzdem gibt es auch einiges zu beachten, um nicht im Spam-Ordner oder einer Blacklist – im „IP-Adressen-Gefängnis“ zu landen.
 
Man sollte unbedingt darauf achten, dass man eine angemessene Sprache verwendet und auf Spam-Wörter verzichtet. Der Inhalt sollte sich abwechseln und aktualisiert werden. Ansonsten entsteht schnell die Vermutung, störende Inhalte zu verbreiten. Und ganz wichtig: Immer die Möglichkeit geben, aus dem Abo auszusteigen.
 
Wenn man alle Tipps und Regeln befolgt, steht einem erfolgreichen E-Mail-Marketing nichts mehr im Weg.