Videokonferenz – so geht das professionell!

Tools zum Abhalten einer Videokonferenz oder von Webinaren erfreuen sich dieser Zeit großer Beliebtheit. Egal ob Zoom, Webex, Teams oder Skype: Viele nutzen diese Art von Software zum ersten Mal.

In diesem Beitrag geben wir euch einige Tipps & Tricks mit, die euch den Einstieg erleichtern und aufzeigen wie ihr das Beste aus den Tools herausholt.

1. Beim Eintritt stumm schalten (Audio/Video)

Wenn man einer Videokonferenz beitreten will, ohne eine Menge Geräusche zu erzeugen ist eine Stummschaltung dringend zu empfehlen. Dieses lässt sich bei jeder Software bequem in den Einstellungen ändern. Für Zoom gilt:

Einstellungen -> Audio ->
Häkchen setzen bei „Mikrofon stummschalten bei Teilnahme an einem Meeting“

Die Stummschaltung kann man danach während des Meetings jederzeit ganz einfach wieder aufheben.

Gleiches gilt für das Video. Um das Video beim Eintritt in die Videokonferenz grundsätzlich auszuschalten, ist ebenfalls eine Änderung der Einstellungen notwendig. Für Zoom:

Einstellungen -> Video ->
Häkchen setzen bei „Mein Video ausschalten, wenn ich einem Meeting beitrete“<

2. Den richtigen Hintergrund wählen

Die richtige Atmosphäre ist enorm wichtig. Stelle sicher, dass du ungestört bist und dass dich keine Hintergrundgeräusche ablenken. Außerdem ist eine gelungene Beleuchtung von großer Bedeutung. Verzichte möglichst auf Gegenlicht oder direkte Sonneneinstrahlung auf die Kamera.

Im Homeoffice gilt: Am besten vor eine einfarbige Wand setzen. Poster, Muster oder Bücher im Hintergrund lenken gerne ab. Du kannst auch eine Lampe aufstellen, die dein Gesicht besser ausleuchtet. Es empfiehlt sich, die Videovorschau zu nutzen. Diese findest du bei Zoom unter:

Einstellungen->Video

3. Tastaturkürzel verwenden

Shortcuts bieten eine tolle Möglichkeit das jeweilige Programm schnell und effizient zu bedienen. Für Zoom findest du die Tastaturkürzel unter:

Einstellungen->Tastaturkürzel

Tipp: Wenn du nicht dauerhaft deine Stummschaltung aufheben möchtest, kannst du für die Zeit in der du sprechen willst einfach die Leerzeile gedrückt halten.

4. Screensharing

Viele Tools erlauben den Teilnehmern der Videokonferenz ihren Bildschirm zu teilen. Dies bietet sich insbesondere für eine effiziente Team Kommunikation mit Präsentationen oder gemeinsames Arbeiten an Grafiken oder Dokumenten an.

Bei Zoom klappt das Ganze so: Im laufenden Meeting die grüne Schaltfläche „Screensharing“ anklicken und danach das Fenster auswählen, welches den anderen Teilnehmern angezeigt werden soll.

Hinweis: Der Host bzw. Moderator der Videokonferenz muss Screensharing zuvor mit einem Klick erlauben. Zudem sollten vorher alle Fenster geschlossen werden, die für andere Teilnehmer nicht einsehbar sein sollen.

5. Die Akustik

Um die Bildung von Rückkopplungen oder Echos zu vermeiden, solltest du möglichst einen Kopfhörer mit Mikrofon verwenden. Dies verbessert erstens deine Klangqualität und zudem können dich die anderen Teilnehmer der Videokonferenz in der Regel besser verstehen.

Bei Zoom kann man die Audioeinstellungen hier testen und verändern:

Einstellungen->Audio (Zum Testen: Mikrotest bzw. Tontest klicken)

Wichtig: Die richtigen Quellen für Aufnahme und Wiedergabe wählen.

6. Allgemeine Verhaltensregeln gelten auch in der Videokonferenz

Einfachste Gesprächsregeln sollten auch online eingehalten werden. Bitte achtet auf folgendes:

• Den Sprechenden immer ausreden lassen
• Nach Möglichkeit direkt in die Kamera schauen
• Auf die Tonalität achten: Laut und deutlich sprechen
• Eine aufrechte Sitzposition einnehmen
• Die Kleidung dem Zweck des Meetings anpassen

7. Einladungen rechtzeitig versenden

Die Teilnehmer sollten rechtzeitig und möglichst per Mail eingeladen werden. Bei Zoom gibt es vorgefertigte Einladungen für die Videokonferenz bzw. kurze Meetings.

Die Planung erfolgt im Programm über die Schaltfläche „Kalender“. Hier können diverse Voreinstellungen getroffen werden. Die kostenfreie Version lässt Meetings bis zu einer Länge von 40 Minuten zu.

Fazit

Wenn eine Videokonferenz gut geplant ist und sich die Teilnehmer vorher mit dem entsprechenden Tool beschäftigt haben, bietet sie eine ideale Alternative für persönliche Termine. Unsere Veranstaltungen führen wir online mit Zoom durch.

Falls du an einem unserer Webinare teilnehmen möchtest, empfehlen wir dir Zoom vorher herunterzuladen. Mach dich mit dem Programm vertraut, dann bist du bestens vorbereitet. Falls du auf der Suche nach einem geeigneten Ort bist um in Ruhe an deinem nächsten Webmeeting teilzunehmen, dann komm doch ins Einstein1!

Zum Abschluss noch etwas zum Schmunzeln: Wie Videokonferenzen nicht ablaufen sollten zeigt dieser TikTok Beitrag sehr eindrucksvoll. Viel Spaß!